Actualitat

Capítol 1: Primera entrevista comercial internacional: preparis, escolti i pregunti!

encaixada de mans reunions clients internacionals BiN 150x150

Qualsevol errada en una primera reunió pot ser raó de falta de confiança i per tant, falta de tancament del tracte.

Després de treballar amb més de 500 PIMES al llarg d’aquests últims anys i d’organitzar primeres reunions amb clients i socis comercials internacionals, us asseguro que tenim registrat el patró d’actuació durant una primera reunió d’aquelles empreses que arriben a l’èxit i aquelles que arriben al fracàs. En la carrera comercial del comerç internacional existeixen obstacles més alts a saltar que en la nacional, i us asseguro que qualsevol errada en una primera reunió pot ser raó de falta de confiança i, per tant, falta de tancament de tracte.

En aquesta primera part de l’article, us presentem de la forma més clara i senzilla aquells aspectes claus que han de seguir-se per a superar amb èxit una primera entrevista comercial internacional.

Preparis:

La gran virtut dels catalans, aquesta capacitat d’improvisació, ha de reservar-se per a l’aportació de solucions i la resolució de problemes en les nostres empreses: tota visita ha de preparar-se! Abans de mantenir una reunió amb un client estranger hem de conèixer perfectament l’oferta i l’estructura de l’empresa, fins el perfil professional de la persona amb la que ens entrevistem és interessant!

Normalment, abans de mantenir una primera entrevista, haurà mantingut converses i intercanvis d’informació, tingui en compte cada detall de la mencionada conversa i utilitza-la durant la reunió.

La preparació també inclou conèixer el codi de vestimenta professional del país i tipologia de client al qual visitem. Si a Catalunya el nostre sector es vesteix amb texans, pot ser que anem a visitar una gran empresa a França i hàgim d’usar trage. Pensin que hi ha estudis que demostren que els primers 7 segons d’una primera entrevista transmeten al nostre interlocutor la nostra professionalitat i confiança i aquest aspecte pren major importància en una visita a un client estranger.

Recordi revisar el codi de conducta empresarial del país, no solament de vestimenta, si no a tots nivells: nivell de contacte físic, presents/regals en reunions, estil de comunicació, importància de la relació personal, importància dels números i estadístiques…

Preparis bé la logística i revisi com arribar a la direcció del destí amb el fi de ser puntual. La impuntualitat està molt mal vista en molts països i pot causar-li una gran desconfiança al seu client potencial.

No oblidi: mostres, catàlegs, targetes de visita, ordenador i tota aquella eina promocional que utilitzi.

Escolti i faci les preguntes adequades:

Disposa només d’una oportunitat per a estar cara a cara amb un client potencial per primera vegada i probablement li atorgarà un temps limitat. No desaprofiti l’oportunitat de tenir-lo davant i no detectar les seves necessitats reals. Si presenta la seva empresa amb extrem detall i para massa, no deixant-lo parlar, probablement avorrirà i/o frustrarà a l’interlocutor.

Ha de transmetre la informació seguint les màximes de qualitat, quantitat, coherència i cohesió: transmeti la informació clau de manera senzilla, clara i cohesionada. Tingui en compte que existeixen països on la comunicació directa i senzilla és clau i altres països en els que serà convidat a explicar més detalls. Tot i així, la clau és no sobrepassar el límit de temps del seu torn de paraula.

Utilitzi bé el seu temps i aprofiti l’ocasió per a preguntar i escoltar. Quan el client se sent escoltat, li asseguro que se sentirà a gust i compartirà amb vostè moltíssima més informació de la que es pot imaginar! Si es troba amb un client potencial tancat, que no desitja compartir informació, faci les preguntes adequades i poc a poc anirà agafant confiança i li transmetrà informació.

Abans de la reunió, tingui clares les preguntes que ha de fer al client per endavant, escrivint-les en un document per a tenir-les clares i faci-les a mesura que avanci la conversa, en sintonia amb lo parlat. Aquestes preguntes poden partir de la base d’un llistat de preguntes que es podrà aplicar a tots els clients i completades per aquelles específiques al client visitat.

En el butlletí de desembre continuarem avaluant els punt a tenir en compte per a que una primera reunió amb un client internacional tingui èxit.

Júlia Farré
Consultora Sòcia a International Team Consulting