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Kapitel 1: Erstes internationales Handelsgespräch: vorbereiten, zuhören und fragen!

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Jeder Fehler in einem ersten Treffen kann zu Misstrauen führen und durch dieses mangelnde Vertrauen, zu einem Misserfolg einer potentiellen Geschäftsbeziehung.“

Nachdem wir in den letzten Jahren mit über 500 KMUs zusammengearbeitet und die Anfänge erster Geschäftsbeziehungen zwischen Kunden und internationalen Partnern zu verantwortenhaben, kann ich behaupten, dass wir die Methoden kennen, wie man ein Unternehmen erfolgreich auf dem Weg ins Ausland begleitet und auf was man achten sollte, um nicht zu Scheitern.

In der Welt des internationalen Handels gibt es Handelsschranken, bei denen es gilt höher zu springen als man es im nationalen Gewerbe gewohnt ist. Ich kann Ihnen versichern, dass jeglicher noch so kleiner Fehler in einem ersten Treffen, Grund für mangelndes Vertrauen werden kann und damit ein unvermeintlicher Misserfolg des Geschäfts bzw. einer Partnerschaft folgt.

In diesem ersten Teil des Artikels präsentieren wir Ihnen klar und einfach die wichtigsten Aspekte, die befolgt werden müssen, um ein erstes internationales Handelsgespräch erfolgreich zu bewältigen:

Vorbereiten:

Die große Tugend der Spanier, welches die Fähigkeit zu improvisieren darstellt, solltedafür genutzt werden, um Lösungen für die Probleme und die Schwierigkeiten unserer Unternehmen zu liefern! Vor einem Treffen mit einem ausländischen Kunden müssen wir zunächst das Angebot und die Struktur des Unternehmens, welches wir unterstützen, genau verstehen und kennen. Erst dann können wir zum nächsten Schritt übergehen und professionell nach geeigneten Geschäftskontakten suchen!

In der Regel sollte man vorab einen gründlichen Informationsaustausch und diverse Konversationen pflegen, welche schon zu einem besseren Kennenlernen führen, ehe man zum nächsten Schritt übergeht und den potentiellen Geschäftspartner persönlich trifft. So kann man dann jedes Detail des Gesagten beachten und im Meeting für sich verwenden.

Zu einer guten Vorbereitung gehört es auch zu wissen, wie die Berufskleiderordnung und die  Kundentypen des jeweiligen Landes sind, welches wir besuchen wollen. Wenn es beispielsweise in Spanien für die Kundenbesuche in unserer Branche üblich istJeanszu tragen, könnte es in Frankreich vielleichtmissverstanden werden. Kulturellen Differenzenmuss Beachtung geschenkt werden, da Studien belegen, dass die ersten 7 Sekunden in einem ersten persönlichen Kontakt entscheidend sind, weil sich unser Gegenüber unbewusstschon ein Bild von unserer Professionalität und Vertrauenswürdigkeit macht. Im Rahmen der Globalisierung wo man Landesgrenzen überschreitet und auf neue Menschen mit unterschiedlichen kulturellen Verhaltensweisen trifft, wird die Beachtung dieses Aspekts unerlässlich.

Was auch nicht vergessen werden darf, ist den Verhaltenskodex des jeweiligen Landes genauestens zu studieren, das bedeutet nicht nur auf die Kleiderordnung zu achten, sondern alle Ebenen zu untersuchen: körperlicher Kontakt, Geschenke/ Mitbringsel in Meetings, Kommunikationsstil, Bedeutung der persönlichen Beziehung, Bedeutung von Zahlen, Daten, Fakten und Statistiken …

Bereiten Sie sich auch organisatorisch und logistisch auf das Treffen vor, indem Sie überprüfen, wie Sie die Zieladresse ohne Komplikationen pünktlich erreichen. Unpünktlichkeit wird in vielen Ländern als respektlos gesehen und weckt gleich von vornherein großes Missvertrauenbei potentiellen Kunden.

Vergessen Sie nicht: Muster, Kataloge, Visitenkarten, Laptop und alle sonstigen Werbemittel, die Sie für eine gute Promotion verwenden können.

Zuhören und die richtigen Fragen stellen:

Man hat nur eine Chance mit einem potentiellen Kunden von Angesicht zu Angesicht zum ersten Mal zu sprechen und höchstwahrscheinlich wird dieser nur eine begrenzte Zeit gewähren. Deswegen verpassen Siemit Unachtsamkeiten nicht die Möglichkeit, den interessierten Kunden besser kennenzulernenund seine wirklichen Bedürfnisse zu erkennen. Wenn Sie Ihr Unternehmen im genauesten Detail beschreiben und nur am Reden sind, den Kunden kaum bzw. gar nicht zu Wort kommen lassen, besteht die Gefahr, dass er sich nicht verstanden fühlt, ihm langweilig wird und/oder frustriert. Man sollte die Informationen sinnvoll nach Qualität, Menge und Konsistenz ordnen:also das Wichtigste einfach, klar und zusammenhängend übermitteln. Beachten Sie, dass es auf der einen Seite Länder gibt, in denen die direkte und einfache Kommunikation der Schlüssel ist und wiederum andere, in denenes mehr ins Details geht. Nichtsdestotrotz ist das Wichtigste, was man sich vor Augen halten muss, nicht seine Redezeit zu überziehen.Es ist besser genauer zuzuhören, anstatt zu viel zu reden.

Nutzen Sie Ihre Gelegenheit Ihre Zeit effizient zu gestalten, Fragen zu stellen und dem Kunden genau zuzuhören.Wenn der Kunde sich angehört und verstanden fühlt, versichere ich Ihnen, wird er mit Ihnen viel mehr Informationen teilen, als Sie sich vorstellen können! Falls Sie sich mit einem potentiellen Kunden treffen, der seine Informationen nicht mit Ihnen teilen möchte, sollten Sie die richtigen Fragen stellen, denn nurso gewinnen Sie nach und nach sein Vertrauen und bekommen Informationen.

Machen Sie sich schon vor dem Treffen klar, welche Fragen Sie stellen wollen. Sie sollten diese schriftlichdokumentieren und, im Einklang mit dem Gespräch, richtungsweisend stellen. Diese können aus einer Liste von Fragen entspringen, welche für alle Kunden im Allgemeinen angewendet werden, aber auch um spezifische, welche sich aus dem Gespräch ergeben, erweitert werden.

In dem Dezember-Newsletter bewerten wir weiterhin die Punkte, welche betrachtet werden müssen, um bei einem ersten Treffen mit einem internationalen Kunden erfolgreich zu bestehen.

Júlia Farré
Unternehmensberaterin, International Team Consulting